Šta raditi sa proizvodima pred istek roka

Roba kojoj se približava rok nije problem — problem je roba kojoj se rok približio, a niko nije odlučio šta sa njom. Dok je rok još važeći, na raspolaganju su vam četiri potpuno legalne opcije. Kada rok istekne, ostaje samo jedna, i to ona najskuplja.

Zato je ceo ovaj tekst zapravo o vremenu: o tome koliko dana ranije morate da znate, ko donosi odluku i kako da se roba ne vrati na policu „samo još danas“.

Prvo razjasnite: „upotrebljivo do“ nije isto što i „najbolje upotrebiti do“

Na deklaracijama se javljaju dve različite oznake i one nemaju isto značenje:

• „Upotrebljivo do“ stoji na lako kvarljivoj hrani (sveže meso, mleveno meso, sveža riba, deo mlečnih proizvoda). Posle tog datuma hrana se smatra nebezbednom i ne sme se stavljati u promet. Ovde nema tumačenja i nema tolerancije.
• „Najbolje upotrebiti do“ govori o kvalitetu — do tog datuma proizvođač garantuje očekivana svojstva proizvoda. Posle njega proizvod ne mora automatski biti nebezbedan, ali odgovornost prelazi na onoga ko ga drži u prometu, pa je u maloprodaji uobičajena i najsigurnija praksa da se takva roba više ne prodaje.

U evidenciji ne pravite razliku — pratite oba datuma jednako. Razlika je važna samo kada odlučujete koliko rano morate da reagujete.

Legalne opcije dok je rok još važeći

1. Sniženje i akcija

Najbrži način da se vrati bar deo vrednosti. Uslovi su jednostavni: proizvod mora biti ispravan i bezbedan, deklaracija čitljiva i neoštećena, a rok vidljiv kupcu. Ako robu izdvajate u posebnu zonu, označite je jasno i pošteno — na primer „sniženo zbog kratkog roka“ — jer kupac ima pravo da zna zašto je cena niža.

Praktično: sniženje koje kreće tri dana pre isteka najčešće zakasni. Za kategorije sa dugim rokom odluka se donosi nedeljama ranije, za sveže — danima. I obavezno zabeležite koliko je robe sniženo i koliko je zaista prodato; to je jedini način da sledeći put pogodite pravi procenat.

2. Povraćaj dobavljaču

Mnogi ugovori o isporuci predviđaju povraćaj ili zamenu robe sa kratkim rokom. Ključno je da znate šta piše u vašem ugovoru: koje kategorije su obuhvaćene, koliko dana pre isteka najava mora da stigne i u kom obliku. Rok za najavu je najčešći razlog zašto povraćaj propadne — ne zato što dobavljač odbija, nego zato što je zahtev poslat prekasno.

Držite uz sebe: otpremnicu ili fakturu prijema, broj serije, količinu i pisanu prepisku o najavi. Povraćaj bez papira lako postane sporan.

3. Donacija hrane

Donacija je moguća samo dok je hrana bezbedna i pre isteka roka, uz očuvanu ambalažu i poštovan režim čuvanja. Radi se preko organizacija koje se time bave i imaju uslove za preuzimanje i dalju distribuciju, a preuzimanje se dokumentuje — ko je preuzeo, kada, koje artikle i u kojoj količini.

Donacija zahteva planiranje: organizacija mora imati vremena da robu preuzme i raspodeli pre isteka roka, pa se dogovara unapred, a ne poslednjeg dana. Poreski tretman donirane hrane proverite sa svojim knjigovođom, jer se propisi u ovoj oblasti menjaju i zavise od načina evidentiranja.

4. Uklanjanje sa police i otpis

Kada ništa od prethodnog nije uspelo, roba se povlači. Uklanjanje mora biti fizičko i vidljivo: roba ide u posebno, obeleženo mesto odakle je niko ne može nesvesno vratiti na policu. Zatim se sačinjava zapisnik o otpisu sa nazivom artikla, barkodom, količinom, rokom, razlogom, datumom i potpisom odgovornog lica, a zbrinjavanje se vrši u skladu sa vrstom otpada.

Otpis nije kazna za radnika koji ga je prijavio — ako se tako tretira, prijavljivanje prestaje, a roba nestaje bez traga.

Šta se nikako ne sme raditi

• Prodaja posle isteka roka. To je prekršaj, bez obzira na to koliko proizvod izgleda ispravno i da li je snižen. Rasponi novčanih kazni u oblasti bezbednosti hrane idu do 3.000.000 RSD za pravna lica i do 500.000 RSD za preduzetnike, uz mogućnost dodatnih mera.
• Prepakivanje i menjanje deklaracije. Precrtavanje datuma, lepljenje nove nalepnice ili prepakivanje robe u novo pakovanje sa novim rokom je falsifikovanje podataka o proizvodu.
• „Ostavićemo do sutra, prodaće se.“ Rok ističe na datum, ne na kraj vikenda.
• Držanje istekle robe zajedno sa ispravnom. Roba za otpis u istom regalu sa robom za prodaju pre ili kasnije se vrati na policu.
• Prerada istekle robe. Ugradnja robe kojoj je istekao rok u pripremljene obroke, pekarske ili druge proizvode nije rešenje — nasleđuje se isti problem, samo bez traga.

Ko je odgovoran i kako organizovati proces

Proces pada kada je odgovornost podeljena na sve. Jasna podela koja radi u praksi izgleda ovako:

• Radnik na polici — svakodnevno pregleda zadužene kategorije i prijavljuje sve što ulazi u zonu upozorenja. Ne odlučuje o ceni.
• Smenovođa — potvrđuje nalaz, odobrava sniženje u okviru unapred datog opsega i pokreće najavu povraćaja.
• Menadžer objekta — odlučuje o donaciji i otpisu, potpisuje zapisnik, komunicira sa dobavljačem.
• Vlasnik ili rukovodilac — jednom mesečno gleda šta se otpisuje i kod kojih dobavljača se problem ponavlja.

Uz to definišite pragove po kategoriji, jer jedan prag za celu prodavnicu ne postoji: sveže meso i mlečni program traže reakciju u danima, konzerve i suva roba u nedeljama, a kozmetika i dodaci ishrani u mesecima.

FEFO: najjeftinija mera je da problem ne nastane

FEFO (First Expired, First Out — prvi ističe, prvi izlazi) je pravilo da se prvo prodaje roba kojoj rok ističe najranije. Razlikuje se od FIFO pravila, koje gleda redosled prijema: pošiljka primljena kasnije ponekad ima kraći rok od one koja već stoji na polici, pa FIFO u tom slučaju vodi u grešku.

Kako se sprovodi u objektu:

• pri dopuni police starija roba se izvlači napred, a nova slaže iza — nikad obrnuto,
• u magacinu se roba sa kraćim rokom drži na dohvat ruke, ne u dubini regala,
• pri prijemu se odmah uporedi rok nove pošiljke sa rokom robe koja je već u objektu,
• dopuna police je posao koji se kontroliše, a ne pretpostavlja — jedna provera po smeni je dovoljna.

Dosledan FEFO smanjuje broj artikala koji uopšte stignu do zone upozorenja, pa se sniženja i povraćaji svedu na izuzetke.

Nedeljni ritam koji radi

• Svaki dan: pregled liste artikala u zoni upozorenja i provera da li je juče doneta odluka sprovedena.
• Jednom nedeljno: najave povraćaja dobavljačima i dogovor o donaciji.
• Jednom mesečno: pregled otpisa po kategorijama i po dobavljačima, i korekcija pragova ako se ista kategorija stalno ponavlja.

Pročitajte i

• Kako voditi evidenciju rokova trajanja u prodavnici — bez uredne evidencije nijedna od ovih opcija ne stigne na vreme.
• Inspekcijski nadzor bezbednosti hrane: kako se prodavnica priprema — kako se dokumentovan otpis pokazuje tokom kontrole.