Šta raditi sa proizvodima pred istek roka

Roba kojoj se približava rok nije problem — problem je roba kojoj se rok približio, a niko nije odlučio šta sa njom. Dok je rok još važeći, na raspolaganju su vam četiri potpuno legalne opcije. Kada rok istekne, ostaje samo jedna, i to ona najskuplja.

Zato je ceo ovaj tekst zapravo o vremenu: o tome koliko dana ranije morate da znate, ko donosi odluku i kako da se roba ne vrati na policu „samo još danas“.

Prvo razjasnite: „upotrebljivo do“ nije isto što i „najbolje upotrebiti do“

Na deklaracijama se javljaju dve različite oznake i one nemaju isto značenje:

• „Upotrebljivo do“ stoji na brzo kvarljivoj hrani koja posle kraćeg vremena može da predstavlja neposrednu opasnost za zdravlje ljudi (sveže meso, mleveno meso, sveža riba, deo mlečnih proizvoda), kako propisuje pravilnik o deklarisanju (član 23). Posle tog datuma hrana prema članu 26. Zakona o bezbednosti hrane nije pogodna za ishranu ljudi i ne sme se stavljati u promet. Ovde nema tumačenja i nema tolerancije.
• „Najbolje upotrebiti do“ govori o kvalitetu — do tog datuma hrana pri pravilnom čuvanju zadržava svoja karakteristična svojstva, a pravilnik propisuje da može biti u prometu do tog datuma. Posle njega proizvod ne mora automatski biti nebezbedan, ali odgovornost prelazi na onoga ko ga drži u prometu, pa je u maloprodaji uobičajena i najsigurnija praksa da se takva roba više ne prodaje.

U evidenciji ne pravite razliku — pratite oba datuma jednako. Razlika je važna samo kada odlučujete koliko rano morate da reagujete.

Legalne opcije dok je rok još važeći

1. Sniženje i akcija

Najbrži način da se vrati bar deo vrednosti. Uslovi su jednostavni: proizvod mora biti ispravan i bezbedan, deklaracija čitljiva i neoštećena, a rok vidljiv kupcu. Ako robu izdvajate u posebnu zonu, označite je jasno i pošteno — na primer „sniženo zbog kratkog roka“ — jer kupac ima pravo da zna zašto je cena niža.

Praktično: sniženje koje kreće tri dana pre isteka najčešće zakasni. Za kategorije sa dugim rokom odluka se donosi nedeljama ranije, za sveže — danima. I obavezno zabeležite koliko je robe sniženo i koliko je zaista prodato; to je jedini način da sledeći put pogodite pravi procenat.

2. Povraćaj dobavljaču

Mnogi ugovori o isporuci predviđaju povraćaj ili zamenu robe sa kratkim rokom. Ključno je da znate šta piše u vašem ugovoru: koje kategorije su obuhvaćene, koliko dana pre isteka najava mora da stigne i u kom obliku. Rok za najavu je najčešći razlog zašto povraćaj propadne — ne zato što dobavljač odbija, nego zato što je zahtev poslat prekasno.

Držite uz sebe: otpremnicu ili fakturu prijema, broj serije, količinu i pisanu prepisku o najavi. Povraćaj bez papira lako postane sporan.

3. Donacija hrane

Donacija je moguća samo dok je hrana bezbedna i pre isteka roka, uz očuvanu ambalažu i poštovan režim čuvanja. Radi se preko organizacija koje se time bave i imaju uslove za preuzimanje i dalju distribuciju, a preuzimanje se dokumentuje — ko je preuzeo, kada, koje artikle i u kojoj količini.

Donacija zahteva planiranje: organizacija mora imati vremena da robu preuzme i raspodeli pre isteka roka, pa se dogovara unapred, a ne poslednjeg dana. Poreski tretman donirane hrane proverite sa svojim knjigovođom, jer se propisi u ovoj oblasti menjaju i zavise od načina evidentiranja.

4. Uklanjanje sa police i otpis

Kada ništa od prethodnog nije uspelo, roba se povlači. Uklanjanje mora biti fizičko i vidljivo: roba ide u posebno, obeleženo mesto odakle je niko ne može nesvesno vratiti na policu. Zatim se sačinjava zapisnik o otpisu sa nazivom artikla, barkodom, količinom, rokom, razlogom, datumom i potpisom odgovornog lica, a zbrinjavanje se vrši u skladu sa vrstom otpada.

Otpis nije kazna za radnika koji ga je prijavio — ako se tako tretira, prijavljivanje prestaje, a roba nestaje bez traga.

Šta se nikako ne sme raditi

• Prodaja posle isteka roka. Kažnjiva je bez obzira na to koliko proizvod izgleda ispravno i da li je snižen. Rasponi novčanih kazni u oblasti bezbednosti hrane idu do 3.000.000 RSD za pravna lica i do 500.000 RSD za preduzetnike, uz mogućnost dodatnih mera — iznosi po vrsti povrede objašnjeni su u tekstu Koliko je kazna za istekao proizvod u prodavnici.
• Prepakivanje i menjanje deklaracije. Precrtavanje datuma, lepljenje nove nalepnice ili prepakivanje robe u novo pakovanje sa novim rokom je falsifikovanje podataka o proizvodu.
• „Ostavićemo do sutra, prodaće se.“ Rok ističe na datum, ne na kraj vikenda.
• Držanje istekle robe zajedno sa ispravnom. Roba za otpis u istom regalu sa robom za prodaju pre ili kasnije se vrati na policu.
• Prerada istekle robe. Ugradnja robe kojoj je istekao rok u pripremljene obroke, pekarske ili druge proizvode nije rešenje — nasleđuje se isti problem, samo bez traga.

Ko je odgovoran i kako organizovati proces

Proces pada kada je odgovornost podeljena na sve. Jasna podela koja radi u praksi izgleda ovako:

• Radnik na polici — svakodnevno pregleda zadužene kategorije i prijavljuje sve što ulazi u zonu upozorenja. Ne odlučuje o ceni.
• Smenovođa — potvrđuje nalaz, odobrava sniženje u okviru unapred datog opsega i pokreće najavu povraćaja.
• Menadžer objekta — odlučuje o donaciji i otpisu, potpisuje zapisnik, komunicira sa dobavljačem.
• Vlasnik ili rukovodilac — jednom mesečno gleda šta se otpisuje i kod kojih dobavljača se problem ponavlja.

Uz to definišite pragove po kategoriji, jer jedan prag za celu prodavnicu ne postoji: sveže meso i mlečni program traže reakciju u danima, konzerve i suva roba u nedeljama, a kozmetika i dodaci ishrani u mesecima.

FEFO: najjeftinija mera je da problem ne nastane

FEFO (First Expired, First Out — prvi ističe, prvi izlazi) je pravilo da se prvo prodaje roba kojoj rok ističe najranije. Razlikuje se od FIFO pravila, koje gleda redosled prijema: pošiljka primljena kasnije ponekad ima kraći rok od one koja već stoji na polici, pa FIFO u tom slučaju vodi u grešku.

Kako se sprovodi u objektu:

• pri dopuni police starija roba se izvlači napred, a nova slaže iza — nikad obrnuto,
• u magacinu se roba sa kraćim rokom drži na dohvat ruke, ne u dubini regala,
• pri prijemu se odmah uporedi rok nove pošiljke sa rokom robe koja je već u objektu,
• dopuna police je posao koji se kontroliše, a ne pretpostavlja — jedna provera po smeni je dovoljna.

Dosledan FEFO smanjuje broj artikala koji uopšte stignu do zone upozorenja, pa se sniženja i povraćaji svedu na izuzetke.

Nedeljni ritam koji radi

• Svaki dan: pregled liste artikala u zoni upozorenja i provera da li je juče doneta odluka sprovedena.
• Jednom nedeljno: najave povraćaja dobavljačima i dogovor o donaciji.
• Jednom mesečno: pregled otpisa po kategorijama i po dobavljačima, i korekcija pragova ako se ista kategorija stalno ponavlja.

Pročitajte i

• Kako voditi evidenciju rokova trajanja u prodavnici — bez uredne evidencije nijedna od ovih opcija ne stigne na vreme.
• Inspekcijski nadzor bezbednosti hrane: kako se prodavnica priprema — kako se dokumentovan otpis pokazuje tokom kontrole.
• Koliko je kazna za istekao proizvod u prodavnici — rasponi kazni po vrsti povrede.